BA Handbuch
Aus POP-Tools Wiki
Broadcast Administrator Stand: Version 0.9.12.4
Inhaltsverzeichnis |
Einführung
Der Broadcast Administrator ist in erster Linie das administrative Werkzeug für den Radioinhaber. Administrative Personen haben mit dieser Software die Möglichkeit alle Softwareprodukte zu steuern und zu verwalten. Der Broadcast Administrator hat eine Reihe von einzelnen Modulen, die je nach Lizenzform verschiedene Aufgabengebiete abdecken und die Arbeit auf vielen Ebenen der Verwaltung erleichtern. Jedes einzelne Modul kann pro Lizenz einzeln freigeschaltet werden. Ihnen wird dadurch eine einfache Aufgabenverteilung ermöglicht. Die einzelnen Module werden in diesem Abschnitt erläutert und deren Funktionsweise beschrieben.
Wir wünschen Ihnen einen erfolgreichen Start mit unseren Produkten.
Programmstart
Der Startbildschirm des Broadcast Administrator bietet direkt zu Anfang eine Übersicht über den aktuellen Release Stand, der Versionsnummer, und darüber hinaus wichtige Lizenzinformationen wie Gültigkeit und Inhaber. Diese Informationen finden Sie auch im Programm, jederzeit zugriffsbereit, über das Info-Fenster.
Von hier aus gelangen Sie auch direkt zum Lizenz-Manager, der Ihnen die Möglichkeit bereit stellt, Ihre Broadcast Administrator Lizenz einzutragen und damit die Anwendung zu verwenden.
Lizenz-Manager
Der Lizenz-Manager (kurz LiMa) stellt die Gültigkeit Ihrer erworbenen Lizenz fest. Von uns erhaltene Lizenz-Informationen gliedern sich in Lizenzcode (LIC) und den digitalen Aktivierungscode (DAC). Beide Nummern wurden speziell für Sie generiert und sollten nicht an dritte Personen weitergegeben werden. Diese Lizenz-Informationen müssen Sie für die Freischaltung der Software in dem LiMa eintragen.
Jede von uns vergebene Lizenz für den Broadcast Administrator ist nur für einen PC zu verwenden. Eine Installation der Anwendung auf deinem weiteren PC, ohne gesonderte weitere Lizenz, ist nicht gestattet. Kurz: Pro PC ist jeweils ein gültiger Lizenzcode erforderlich. Die Aktivierung Ihres Lizenzcodes erfolgt über den Aktivierungscode (DAC) der nur einmalig verwendet werden kann. Durch diesen Mechanismus ist es unmöglich, dass dritte Zugriff auf Ihre Daten erhalten. Sollten Sie also die Anwendung ein weiteres Mal installieren wollen, nehmen Sie bitte, aus Sicherheitsgründen, Kontakt mit dem POP-Tools Support auf.
Willkommen
Der Willkommensbildschirm empfängt Sie, als Benutzer der Anwendung, mit einer übersichtlichen Orientierungsoberfläche. Um Sie zunächst an die Struktur des Broadcast Administrators zu gewöhnen werden hier nur relevante Informationen angezeigt, die Sie als Anwender nicht direkt mit Informationen überfordern. Das Register ‚Willkommen‘ beschreibt in jeder Version kurz die relevanten Änderungen am aktuellen Release, zeigt Ihnen das aktuelle Version-Erscheinungsdatum und informiert Sie über mögliche Updates in Form einer Schaltfläche mit dem dazu gehörigen Hinweistext, sofern verfügbar. Falls Sie technische Hilfe im Umgang mit dem Broadcast Administrator oder anderen POP-Tools benötigen, die über dieses Benutzerhandbuch hinausgehen, finden Sie auf der rechten Seite des ‚Willkommen‘ Registers Kontaktinformationen zu uns.
Über die links angeordnete Register-Navigation gelangen Sie zu den verschiedenen Anwendungsfunktionen, je nach Lizensierung.
Am oberen Fensterrand befindet sich das Programm-Menü, über die Funktionen direkt aufgerufen werden, Daten gepflegt oder Anwendungseinstellungen vorgenommen werden können.
Anwendungseinstellungen
Allgemein
Über die Menüoption ‚Programm‘ gelangen Sie in das Menü ‚Einstellungen‘. Die Anwendungseinstellungen unterscheiden sich in zwei Gruppen: Der Gruppe A sind alle Einstellungen zugeordnet, die für jeden Benutzer individuell einstellbar sind und nur für diese Person gelten. Gruppe B hingegen beinhaltet alle Einstellungen, die für das gesamte Projektumfeld gelten. Die einzelnen Optionen sind nicht gesondert gekennzeichnet, sondern erschließen sich aus dem gegeben Kontext. Beispielsweise besitzt die Registerkarte ‚Allgemein‘ eine Option zur Festlegung eines Standard-Streams. Diese Option bewegt die Sendeplanung dazu, den dort ausgewählten Channel zuerst anzuzeigen (sinnvoll bei mehreren Channeln) und ist für jeden Benutzer separat einstellbar. Die Option ‚Automatisches füllen‘ hingegen ist eine globale Option, welche die automatische Füllfunktion des Sendeplan dazu bringt, den hier eingetragenen Text als Moderator zu hinterlegen (z.B.: „Nachtstream“). Diese Option gilt also für alle Benutzer eines Projekts.
Rundmail
Die Registerkarte ‚Rundmail‘ enthält relevante Informationen zu allen, über den Broadcast Administrator gesendeten, Rundmails. Absender Name sowie Absender eMail-Adresse können hier für die Rundmails hinterlegt werden. Die Kopf- und Fußzeilenparameter werden, wenn ausgefüllt, in jede eMail mit integriert und dort angezeigt. Sie haben so die Möglichkeit ein Format für alle eMails zu hinterlegen und das Aussehen Ihrer Rundmails zu vereinheitlichen.
Sendeplan
Ähnlich wie bei der Registerkarte ‚Rundmail‘ haben Sie an dieser Stelle Einfluss auf das Aussehen der Sendeplan eMails, welche die noch offenen Sendezeiten beinhalten. Sie können Absender Name und Absender eMail-Adresse sowie einen eMail Inhalt hinterlegen. Anders als bei der Rundmail, die automatisch alle Projektmitglieder erreicht, können Sie hier die eMail-Empfänger nach Gruppen selektieren. Zur Auswahl stehen: Moderatoren, Inaktive Moderatoren, Test Moderatoren, Alle anderen Mitarbeiter (z.B.: Background Mitarbeiter). Kreuzen Sie eine oder mehrere Gruppen an, um sie für den eMail Empfang auszuwählen.
POP-Tools
Unter der Registerkarte ‚POP-Tools‘ verbergen sich Fremdeinstellungen, die für den Broadcast Administrator auf erster Ebene keine Auswirkungen haben. Sowohl für die Benutzerbezogenen Anwendungen wie z.B. UserCast oder TitelUpdate, als auch für den Besucher Ihrer Webseite oder den Radiohörer sind diese Einstellungen allerdings umso interessanter. Die Möglichkeiten sind in der aktuellen Version des Broadcast Administrators noch nicht ausgeschöpft, Sie können jedoch schon für UserCast und TitelUpdate Einstellungen vornehmen. Für den UserCast bietet der Broadcast Administrator Ihnen an, sogenannte ‚Eintragsmeldungen‘ zu verschicken. Öffnet ein Moderator das StartCenter und gibt mit dem UserCast eine Sendezeit ab, so kann hier eingestellt werden, ob und wohin eine eMail gesendet werden soll. Der Absender Name sowie die Absender Adresse können definiert werden. Als eMail Empfänger können hier (mit Komma (,) oder Semikolon (;) getrennt) können hier mehrere Empfänger hinterlegt werden, die eine Nachricht pro Eintragung erhalten. Die Option zum TitelUpdate stellt Ihnen einen festen Text hinter die gesendeten Titel ein, das sogenannte Suffix. Dieses Suffix wird beim Hörer im Fenster, hinter dem übermittelten Titel und Interpret angezeigt, jedoch nicht im Playlist-Modul. Ihre Playlist ist also stets frei von Text, der nicht zum gespielten Song gehört.
Falls Sie den ReMinder für Ihr Radio verwenden möchten, haben Sie mit der ReMinder Einstellung die Option, dass Ihr Radio für den Hörer dort angezeigt wird.
Datenbanken
Mit dem Begriff ‚Datenbanken‘ verbindet der Broadcast Administrator nicht nur alles das, was für Sie an Informationen auf dem Bildschirm angezeigt wird, sonder darüber hinaus noch relevante Anwendungsdaten die zwingend zur Verfügung stehen müssen. Beispielsweise ist der Eintrag des Lizenzserver unterhalb dieser Registerkarte eine essentielle Einstellung, die nur auf Anweisung durch die Firma POP-Tools geändert werden sollte. Erreicht die Anwendung den Lizenzserver bei Programmstart nicht, so sieht sich die Anwendung gezwungen den Dienst zu verweigern. Bitte ändern Sie die Einstellungen auf dieser Registerkarte nicht / nur mit Vorsicht. Im Falle einer nicht korrekten Änderung, kann dies eine Neuinstallation der Anwendung erfordern.
eMail-Versand
Der Broadcast Administrator benutzt an vielen Stellen im gesamten System die Funktionalität der elektronischen Post und benötig für deren Versand einen gültigen, SMTP eMail Server. SMTP Hostname, Benutzername und Passwort legen Sie bitte in den jeweiligen Feldern ab und speichern Sie die Einstellung. Der eMail Versand im gesamten System von POP-Tools erfolgt über den hier angegebenen Mailserver.
Kundenstammdaten
Ihre Kundenstammdaten sind Informationen die von Ihnen zu jeder Zeit gepflegt werden müssen. Deren Aktualität ist Bestandteil der Lizenzbestimmungen von POP-Tools. Um Ihnen die Pflege der Daten so einfach wie möglich zu gestalten, haben wir im Broadcast Administrator unter dem Menüpunkt ‚Daten‘ ein Formular für Sie bereitgestellt, in dem Sie Ihre aktuell eingestellten Informationen einsehen und ggf. ändern können.
Sendeplanung
Übersicht
Die Sendeplanung von POP-Tools ist ein wesentlicher Bestandteil des Broadcast Administrators. Es bildet die Kommandozentrale für den gesamten Sendeplan. Die Anzeige des Sendeplans auf Ihrer Homepage wird von hier zentral gesteuert. Sendezeiten die von Moderatoren mittels des UserCast abgegeben wurden, erscheinen in diesem Fenster und stehen zur Freigabe bereit.
Schauen wir uns zunächst einmal die verschiedenen Zustände an, die jede Sendezeit annehmen kann. Jeder Status wird in einer anderen Farbe dargestellt, damit Sie einen sofortigen Überblick über den gesamten Sendeplan haben.
Normale Sendezeit (wenn leer, freie Sendezeit)
Feste Sendezeit
Neue Sendezeit, im Broadcast Administrator erstellt
Neue Sendezeit, im UserCast erstellt, noch nicht freigegeben
Mehrere Moderatoren pro Sendezeiten, Auswahl notwendig
In der oberen Navigation sollten Sie vor jeder Sendeplanung, besonders bei Mehrkanal Radios, die beiden Einstellungsfelder kontrollieren. Mit den beiden Einstellungen wählen Sie die anzuzeigende Woche sowie den anzuzeigenden Channel aus. Wählen Sie bei der Datumsauswahl bitte immer den Montag der jeweiligen Woche aus, um Fehler zu vermeiden.
Die unter der Navigation liegende Statusanzeige verrät Ihnen zu jeder Zeit den aktuellen Zustand des Sendeplans. Ist der Sendeplan nur dürftig oder gar nicht gefüllt, zeigt die Statusanzeige keinen oder einen roten, niedrigen Stand an. Jede weitere Sendezeit, die hinzu kommt lässt den Stand steigen. Erst wenn der Sendeplan komplett gefüllt ist, wechselt der Statusbalken die Farbe von gelb zu grün. In der rechten oberen Ecke befinden sich zusätzlich noch die Schnellzugriffsfunktionen.
Schnellzugriff
Den Schnellzugriff im Broadcast Administrator finden Sie an zwei Stellen. Die erste Stelle, wie bereits im vorangehenden Abschnitt erwähnt, befindet sich in der Sendeplan-Navigation in der rechten Ecke. Über die Funktion ‚Rundmail schreiben‘ können Sie, wie der Name bereits verrät, eine Rundmail verfassen und diese dann an alle hinterlegten Empfänger versenden (siehe Abschnitt: Mitarbeiter).
‚Offene Sendezeiten‘ generiert Ihnen eine PDF-Datei mit allen noch offenen Sendezeiten, kennzeichnet diese, und versendet diese PDF-Datei incl. dem im Einstellungsfenster angegebenen eMail Text an die hinterlegten Empfängergruppen (siehe Abschnitt: Anwendungseinstellungen). Die Funktionstaste ‚User Logins‘ gibt Ihnen, in einem neuen Fenster, die Einsicht über die Logins aller Moderatoren am StartCenter. Auf einen Blick sehen Sie hier, wer sich wann zuletzt eingeloggt hat.
‚Sendeplan füllen‘ nutzt den dafür hinterlegten Text (siehe Abschnitt: Anwendungs-einstellungen) und füllt damit alle, noch leere Sendezeiten der aktuell ausgewählten Woche, automatisch.
‚Lizenzen freigeben‘ löscht alle Lizenzen inaktiver Mitarbeiter, falls vorhanden. (siehe Abschnitt: Mitarbeiter)
Sendeplanung
Die einzelnen Bedienelemente rund um die Sendeplanung haben Sie bereits kennengelernt. Dieser Abschnitt beschreibt nun die Sendeplanung und deren Funktionen und Komponenten. Zur Sendeplanung steht Ihnen pro Woche und Channel ein tabellarischer Plan zur Verfügung. Die einzelnen Zellen dieser Tabelle können wie in einem Tabellenkalkulationsprogramm gefüllt werden. Darüber hinaus bieten Ihnen diese Multifunktionszellen weitere Möglichkeiten zur Steuerung des Sendeplans. Das Rechtsklickmenü dient zur Steuerung der einzelnen Zellen. Wenn Sie beispielsweise einen Moderatornamen manuell in eine Zelle eingetragen haben, wählen Sie bitte anschließen ‚Zeit übertragen‘ um die Änderung in dieser Zelle zu speichern. Die Zelle wechselt Ihre Farbe in diesem Moment zu blau, damit Sie sofort erkennen können, ob Ihre Änderung übernommen wurde.
Wünschen Sie, dass die eingestellte Sendezeit zu einer festen Sendezeit wird, so klicken Sie im Rechtsklickmenü auf ‚Feste Sendezeit‘. Deaktivieren können Sie diese feste Sendezeit mit der Auswahl ‚Keine feste Sendezeit‘. Feste Sendezeiten sind, im Gegensatz zu normalen Sendezeiten, Wochenübergreifend. Wird eine Sendezeit auf ‚fest‘ eingestellt, erscheint diese automatisch in allen folgenden Wochen und erfordert keine weitere Anpassung. Feste Sendezeiten werden in der Zellenfarbe grau dargestellt.
Wurde eine Sendezeit von einem Moderator aus dem UserCast heraus abgegeben, erscheint dieser Eintrag in der Sendeplanung als grüne Zelle. Alle grün angezeigten Zellen sind für den Sendeplan noch nicht aktiviert und bedürfen der Prüfung. Ist mit der Sendezeit alles in Ordnung, können Sie diese mit der Option ‚Zeit aktivieren‘ aktivieren. Die Option ‚Zeit löschen‘ leert die aktuell gewählte Zelle, und damit den Platz im Sendeplan.
Die Sendungsinformationen erreichen Sie mit einem Doppelklick auf die entsprechende Sendezeit. Hier können Sie bei Mehrfacheinträgen (mehrere Moderatoren pro Sendezeit, rote Tabellenzelle) über die ‚Moderatoren Auswahl‘ den gewünschten Moderator wählen und deren übermittelte Angaben ansehen. Haben Sie sich für einen Moderator entschieden, wählen Sie Ihn mit der Schaltfläche ‚Auswählen‘ aus. Weiterhin können Sie, in dem darunter liegenden Feld, einen anderen Moderator wählen, falls der gewünschte Moderator bei der Auswahl nicht zur Auswahl stand. Setzen Sie dazu einen Haken in das Feld bei ‚Anderer Moderator‘
Mit dem UserCast übermittelte Sendezeiten können auch Sendungstexte enthalten. Diese werden unter ‚Name der Sendung‘ angezeigt, und können dort auch geändert werden. Gleichzeitig wird für diese Sendungen automatisch die Grußbox eingeschaltet. Natürlich ist dies auch wieder abschaltbar. Sendezeiten, die über die Funktion ‚Automatisches füllen‘ generiert worden sind, beinhalten als Standard Einstellung keine Grußbox.
Messages
Die „Messages“ sind ein administratives Kommunikationswerkzeug mit dem Sie sich innerhalb der Broadcast Administrator Lizensierung Nachrichten zukommen lassen können. Ist also mehr als eine Broadcast Administrator Lizenz vorhanden, können alle Lizenznehmer unter dem Punkt „Messages“ miteinander kommunizieren. Oftmals wird diese Funktion auch als Todo-Liste verwendet, wenn z.B. nur eine Lizenz zur Verfügung steht.
Das besondere an den Messages ist, dass nur Beiträge angelegt, jedoch nicht mehr geändert oder gelöscht werden können. So ist sichergestellt, dass keine Information verloren geht. Bei einer Neuanlage wird automatisch das aktuelle Datum und die Uhrzeit des Beitrags hinterlegt. Um einen neuen Beitrag zu erstellen, klicken Sie bitte auf den „Clear“ Button. Schreiben Sie Ihren Beitrag bzw. Ihre Nachricht in das leere Fenster. Mit einem Klick auf „Eintragen“ wird Ihr Text in der Datenbank abgelegt.
Mitarbeiter
Die Pflege der Mitarbeiter Ihres Radios erledigen Sie unter dem Punkt „Mitarbeiter“. Als Mitarbeiter sind alle Benutzer zu sehen, die Zugang zu den POP-Tools haben sollen. Dies können sein: Moderatoren, Webmaster, Background, Newsschreiber, etc. Jede Person, die mit den POP-Tools arbeiten soll, muss hier angelegt und verwaltet werden. Die hier eingegebenen Informationen – z.B. Benutzername und Kennwort – sind für den Mitarbeiter später von großer Wichtigkeit.
Um einen Mitarbeiter anzulegen bzw. zu ändern wählen Sie aus dem rechten Menü den entsprechenden Eintrag aus. Bei der Neuanlage werden Ihnen unterhalb von „Mitarbeiterdaten“ – links – leere Felder vorgegeben Sie sie alle ausfüllen sollten. Sie haben hier die Möglichkeit Name, Vorname, Login und Passwort sowie Status und eMail Adresse anzugeben. Der zusätzliche „Anzeigename“ ist jener, der beispielsweise später im Sendeplan auf der Homepage zu sehen ist, wenn genau dieser Moderator im Sendeplan steht. Mit einem Klick auf „Speichern“ werden die aktuell geänderten bzw. erstellten Daten abgespeichert. Bitte achten Sie bei Änderungen auf das Aktiv-Kennzeichen im oberen Bereich der Mitarbeiterdaten. Im mittleren Bereich der Anzeige befindet sich die Übersicht über alle Mitarbeiter, die Sie bereits angelegt haben. Sie können hier schnell eine Auswahl treffen und ggf. Änderungen durchführen. Ist Ihr gesuchter Mitarbeiter nicht in der Liste, so ist es möglich, dass sie das Aktiv-Kennzeichen bei einem Mitarbeiter entfernt haben. Dieser Mitarbeiter ist also inaktiv. Wenn Sie nun die inaktiven Mitarbeiter angezeigt bekommen wollen, so genügt ein Häkchen im Feld „Zeige inaktive Mitarbeiter“.
Die Volumen-Lizenzübersicht gibt Ihnen mit dem Broadcast Administrator die Macht über sämtliche POP-Tools, die sie verwenden. Sie können hier pro Mitarbeiter definieren, welche Tools dieser nutzen bzw. nicht nutzen darf. Fügen Sie per Doppelklick die Programme hinzu, die der links gewählte Mitarbeiter verwenden darf. Die hier getroffenen Änderungen sind sofort – auch ohne speichern – aktiv und gültig.
SendeCoach
Der SendeCoach im Broadcast Administrator ist das sogenannte zusätzliche „Backend“ des im StartCenter befindlichen SendeCoach. Der SendeCoach als Software stützt sich auf drei verschiedenartige Informationsquellen:
- Die News werden vom sendenden Moderator vorgetragen, als gelesen Markiert, können aber ebenfalls von jedem, der die Berechtigung für den SendeCoach hat, erstellt werden. Einfach gesagt: Wer News lesen kann, kann auch News schreiben.
- Grußboxeinträge können vom Moderator nur vorlesen werden, werden aber vom externen Grußbox-PHP-Modul produziert.
- SendeCoach Controlling via Broadcast Administrator.
Das Backend im Broadcast Administrator produziert die Controlling Nachrichten im SendeCoach. Controlling Nachrichten sind generell zeitgesteuerte Informationen. Falls Sie als möchten, dass ein Moderator einen Beitrag oder einen Song zu einer vorgegebenen Uhrzeit/Datum abspielen soll, so ist dieses Werkzeug genau das richtige für Sie.
Meist wird diese Funktion im Broadcast Administrator für zeitgesteuerte News / Jingles oder Musikstücke verwendet, um ein einheitliches Auftreten gegenüber den Hörern zu haben.
Erstellen oder ändern Sie Controlling Nachrichten, indem Sie den entsprechenden Punkt aus dem rechten Menü wählen. Geben Sie in das erste Feld die Ziel-Uhrzeit, in der zweite Feld den Text und in das letzte Feld das Ziel-Datum ein. Der Moderator bekommt, diese Informationen dann zeitgerecht zugeteilt.
Channelverwaltung
Die Streamverwaltung im Broadcast Administrator ist Ihre zentrale Verwaltung sämtlicher, für den Stream relevanter, Informationen. Die in der Streamverwaltung angelegten Channel werden in verschiedenen POP-Tools als Datenbasis verwendet. Beispielsweise können nur TitelUpdates auf Streams gesendet werden, die als Channel innerhalb der Streamverwaltung gepflegt worden sind. Die Einrichtung Ihrer Streams ist also essentiell für den Betrieb der POP-Tools. Ein vorhandener Channel kann per Definition mehrere Streams beinhalten. Nehmen wir an wir haben die Channel „Charts“ und „Techno“ angelegt. Für beide Channel können nun Streams angelegt werden: Videostream, Audiostream und Modemstream.
Jedem angelegten Channel wird eine einmalige ID zugewiesen, die Sie dann beispielweise in den PHP-Modulen auf Ihrer Homepage ansteuern können.
Jedem Stream können Informationen mitgegeben werden. Je mehr Informationen Sie an dem angelegen Stream hinterlegen, desto einfach gestaltet sich die restliche Arbeit mit den POP-Tools.
Die Möglichkeit, Server Statistiken generieren zu lassen, sollten Sie in jedem Fall für jeden Stream vorsehen. Dies erledigen Sie über ein Häkchen im unteren Bereich der Stream- und Channeldetails. Zur Zeit werden verschiedene Auswertungen auf Basis der hier gesammelten Informationen entwickelt. Um später diese Auswertungen (z.B.: Hörerstatistiken / Streamauslastung / etc.) nutzen zu können, sollten Sie schon jetzt damit beginnen, Ihre Daten zu sammeln.
Falls Sie das Programme StationView oder Titelupdate nutzen möchten, müssen Sie Ihre Streamdaten hier hinterlegen, da diese Daten als Grundlage für Ihre Auswertungen dienen.
Passwortverwaltung
Die Passwortverwaltung ist ein nützlicher Bestandteil des Broadcast Administrators. Da alle Informationen im Broadcast Administrator zusammenfließen, liegt es nahe, auch sämtliche Passwörter, die das Radio betreffen, hier abzulegen.
Die Passwörter werden selbstverständlich verschlüsselt gespeichert und sind vor Zugriffen außerhalb des Broadcast Administrators geschützt. Die zur Verfügung stehenden Felder sind Optional und müssen nicht komplett ausgefüllt werden, sodass es Ihnen überlassen bleibt, was sie ablegen möchten und was nicht. Eine zentrale Passwortdatenbank vereinfacht in jedem Fall die tägliche Arbeit.
